INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DI PROGETTI DI RICERCA AI SENSI DELL’ART. 13 e 14 DEL REGOLAMENTO UE N. 679/2016 DEL 27 APRILE 2016
La vigente informativa viene rilasciata ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito Regolamento UE) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati. In particolare, la presente Informativa si rivolge a tutti coloro che si qualificano come partecipanti ai progetti di ricerca scientifica avviati dall’Università degli Studi Roma Tre.
Titolare del trattamento dati
Titolare del trattamento dei dati personali è l’Università, come sopra definita, rappresentata dal Rettore pro tempore, domiciliato per la carica presso la sede della stessa. È possibile contattare il titolare del trattamento ai seguenti recapiti: e-mail privacy@uniroma3.it e PEC privacy@ateneo.uniroma3.it.
L’Università Roma Tre è il titolare del trattamento dei dati personali e delle informazioni che raccoglie ed elabora come descritto nella presente Informativa. Ciò significa che ha la responsabilità di salvaguardare le informazioni e garantire che vengano elaborate in conformità con le disposizioni in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, a quelle contenute nel Regolamento UE e nel D. Lgs. n. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, così come modificato e integrato dal D. Lgs. n. 101/2018.
In particolare, l’Università Roma Tre si impegna a adottare tutte le misure per garantire che i dati elaborati siano accurati e aggiornati; a fornire informazioni chiare sul trattamento dei dati; a elaborare i dati solo per scopi specifici; a condividere i dati solo con terze parti espressamente previste e a prevedere adeguate misure tecniche e di sicurezza nel corso delle attività di trattamento.
Responsabile della protezione dei dati
Il responsabile della protezione dei dati (“RPD” o “DPO“) è reperibile ai seguenti recapiti: e-mail rpd@uniroma3.it e PEC rpd@ateneo.uniroma3.it
Finalità del trattamento, base giuridica, categorie di dati
La ricerca è una attività che ha lo scopo di sviluppare un corpo di conoscenze e/o nuove teorie e contenuti. I soggetti dell’Università Roma Tre che svolgono attività di ricerca possono essere studenti universitari o post-laurea (che lavorano sotto la supervisione del personale appropriato), personale dipendente dell’Università Roma Tre a vario titolo e ruolo (Personale docente o Personale Tecnico Amministrativo) oppure una combinazione di personale e studenti. La ricerca può altresì essere condotta solo da ricercatori dell’Università Roma Tre oppure può coinvolgere ricercatori di altre organizzazioni e/o Università, esplicitamente identificate. La normativa vigente in materia di protezione dei dati personali stabilisce la possibilità di elaborare i dati solo se il trattamento soddisfa una delle condizioni di trattamento previste agli articoli 6 e 9 del Regolamento UE e dall’art. 106 del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196.
In generale, laddove sono trattati dati personali nell’ambito di un progetto di ricerca scientifica, si applicano le seguenti condizioni:
a) Articolo 6, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento UE, ovvero trattamento di dati personali effettuato per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico.
In questo caso, la ricerca è una finalità istituzionale che l’Università Roma Tre svolge nell’interesse pubblico, come parte della sua funzione principale di Università, ai sensi della Legge e del proprio Statuto;
b) Articolo 9, paragrafo 2, lettera j) del Regolamento UE, ovvero trattamento di categorie particolari di dati personali effettuato per scopi di ricerca scientifica o per scopi statistici.
Il consenso non è generalmente la base giuridica per l’utilizzo delle informazioni personali a fini di ricerca. Il consenso del partecipante è richiesto esclusivamente per l’adesione e la partecipazione attiva alla ricerca e può essere revocato in qualsiasi momento. Questo consenso alla partecipazione allo studio non è quindi da intendersi come la base giuridica per l’uso continuo dei dati personali nel corso del progetto di ricerca e nei risultati della stessa. Sarà necessario acquisire dall’interessato un consenso ulteriore per il trattamento dei dati personali nell’ambito di un progetto di ricerca scientifica.
c) Articolo 106, D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici o di ricerca scientifica.
Modalità di trattamento dei dati
I dati saranno trattati solo ai fini del progetto di ricerca specifico e per le attività di monitoraggio e di rendicontazione ad esso associate, svolte da soggetti debitamente autorizzati con responsabilità per tali attività. È possibile l’accesso al personale dell’Università Roma Tre o di altri responsabili del monitoraggio e/o della rendicontazione dello studio, che devono garantire che la ricerca sia svolta in maniera conforme alle normative vigenti. Laddove la ricerca comporti l’anonimizzazione dei dati personali e facenti parte di un set di dati di ricerca statistica, questi potranno essere memorizzati nell’archivio di ricerca e utilizzati (in forma anonima) per ricerche future. Oltre ai dati trattati come parte dell’attività di ricerca, saranno trattati anche dati personali all’interno della documentazione di governance del progetto di ricerca (in particolare accordi con i partecipanti o moduli di consenso) e registrazioni di eventuali comunicazioni tramite e-mail o lettere. Questi saranno altresì conservati per finalità di rendicontazione anche se l’interessato decide di non partecipare o di ritirarsi dalla partecipazione al progetto in un secondo momento.
Conservazione dei dati
I dati raccolti nel corso dello studio saranno registrati, elaborati e conservati fino al raggiungimento delle finalità del progetto e, comunque per il tempo necessario per la finalità dello studio. I dati personali saranno conservati dal Titolare del trattamento sotto la responsabilità del Responsabile scientifico del progetto. La conservazione di dati personali raccolti per altre finalità (esempio didattica, cura, ecc.) è consentita per esclusive finalità di ricerca, fatto salvo il rispetto dei limiti imposti dalle norme vigenti e, in particolare, quello della corretta informativa e della legittima raccolta. La corretta conservazione dei dati, quindi, non è soltanto necessaria per adempiere alla normativa in materia di protezione dei dati personali, ma costituisce un requisito fondamentale per garantire professionalità, rigore e accuratezza nell’attività di ricerca.
Nel fissare i periodi di conservazione, i ricercatori dell’Università Roma Tre terranno conto di qualsiasi necessità di conservare i dati in formato identificabile per consentire loro di verificare i risultati della ricerca, ad esempio quando la loro ricerca è soggetta a valutazione o esame. Devono anche tenere conto di eventuali requisiti per rendere i dati disponibili per la rendicontazione. I ricercatori potrebbero impostare periodi di conservazione in modo che i dati non vengano conservati in formato identificabile quando ciò non è più necessario né ai fini della ricerca in sé, né per scopi associati come la rendicontazione.
Trasferimento dei dati
Sempre ai fini del progetto di ricerca, è possibile l’accesso ai dati personali in formato identificabile da parte di soggetti terzi. Un trasferimento di dati a soggetti terzi può avvenire nel momento in cui la ricerca è condotta in collaborazione con altre organizzazioni (ad esempio altre università o soggetti partner esterni a Roma Tre), se è necessario utilizzare un servizio esterno o se il lavoro è monitorato o verificato da un’altra organizzazione che fornisce finanziamenti per la ricerca o un’organizzazione collaboratrice con i propri requisiti di audit. In questi casi, saranno previsti accordi per garantire che l’altra organizzazione mantenga i dati al sicuro e che li tratti esclusivamente per lo scopo specifico relativo al progetto di ricerca.
Diritti dell’interessato
Ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, il partecipante al progetto di ricerca, in qualità di soggetto interessato, può esercitare in qualsiasi momento dinanzi al Titolare:
- il diritto di richiedere l’accesso ai suoi dati trattati dall’Università Roma Tre e alle informazioni sul trattamento effettuato;
- il diritto di rettifica di eventuali inesattezze dei propri dati personali;
- il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati personali dai sistemi e dai file;
- il diritto di porre restrizioni al trattamento dei propri dati personali;
- il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali;
- il diritto alla portabilità dei propri dati
Alcuni di questi diritti possono essere soggetti ad alcune eccezioni o esenzioni. In particolare, ci sono limiti al diritto di limitare il trattamento o di cancellare i dati laddove ciò avrebbe un impatto negativo sull’integrità e il valore della ricerca scientifica. Tali diritti sono esercitabili rivolgendosi a privacy@uniroma3.it.
Qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati dal titolare e/o da un terzo, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personali e/o ad altre autorità di controllo competente in forza del Regolamento UE.
